知识产权信息服务

规章制度

1.知识产权信息服务工作基本制度

1.北京交通大学图书馆馆长负责主管专利信息服务工作并指派专人作为本专利信息服务机构的负责人。该负责人负责专利信息服务工作的日常管理和正常运行,并负责接待专利信息服务委托和专利信息服务项目的调度。

2.北京交通大学图书馆设岗聘任5~10名专利信息服务人员,要求具有大学本科(含)以上学历,具有一定的外语和计算机水平,具有中级(含)以上专业技术职称,其中至少两人具有高级专业技术职称。专利信息服务人员的工作业绩接受北京交通大学图书馆的年度考核。

3.专利信息服务人员必须参加教育部或国家知识局等部委托组织的专利信息服务培训并取得专利信息服务业务培训证书。暂无专利信息服务资格证人员,需要经过具有资格的专利信息服务人员培训并在其指导下开展专利信息服务,这些人员以后要及时参加教育部或国家知识局等部委托组织的专利信息服务培训以取得专利信息服务上岗资格。

4.专利信息服务项目档案在咨询部设专用文件柜,由专人保管。专利信息服务项目的电子文档长期保存。

5.聘请本校专家、教授作为专利信息服务咨询专家,必要时为专利信息服务项目提供咨询意见,以提高专利信息服务质量。

6.通过专利信息服务用户意见调查等形式收集用户对专利信息服务工作、专利信息服务质量及专利信息服务人员的意见和建议,以改善专利信息服务工作,提高专利信息服务质量。

7.在本校图书馆主页中设“知识产权信息服务”网页,为用户办理专利信息服务提供详细指南。

8.本制度自2018年4月起执行。

2.知识产权信息服务工作管理办法

1.专利信息服务工作必须执行国家及教育部相关专利信息服务规定。

2.专利信息服务报告完成后应按文字版和电子版归档,按时间顺序排列,实现科学管理。

3.专利信息服务工作每年要进行自检,对查出的问题进行分析,提出改进措施。

4.专利信息服务工作中不得将专利信息服务委托人的专利信息服务项目内容随意透漏或公开,为专利信息服务委托人保密。

5.不定期对专利信息服务员、审查员进行业务培训,提高业务工作水平。

6.不定期与主要专利信息服务单位进行交流,提高专利信息服务工作质量。

7.专利信息服务工作要逐步作到科学化、规范化、法制化。

8.本制度自2018年4月起执行。

3.知识产权信息服务保密制度

1.专利信息服务人员必须保守国家秘密,执行“十条守则”。

  • 不该说的机密,绝对不说。
  • 不该问的机密,绝对不问。
  • 不该看的机密,绝对不看。
  • 不该纪录的机密,绝对不纪录。
  • 不在非保密本上记录机密。
  • 不在私人通信中涉及机密。
  • 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。
  • 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
  • 不在普通电话,明码电报,普通邮局传达机密事项。
  • 不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

2.专利信息服务人员对委托专利信息服务人提供的技术资料、说明书、数据资料等负有保密责任,不得侵犯其技术权益。

3.专利信息服务人员要确保国外没有的或国外已有但系保密的先进科学技术,不得流失,不得外传。

4.专利信息服务人员要做好专利信息服务报告的严格管理,不随意外借、复制和提供给他人。

本制度自2018年4月起执行。

4.知识产权信息服务人员培训制度

一.培训目的

1.使专利信息服务员和审查员了解专利信息服务相关知识,保证专利信息服务的公正性、准确性和独立性。

2.使专利信息服务员和审查员熟练专利信息服务方法,保证专利信息服务质量,使专利信息服务员和审查员更好地完成专利信息服务工作,更好地支持教学与科研。

3.使专利信息服务员和审查员了解专利信息服务的相关规范和制度,培养良好的职业道德,遵守相关制度,使专利信息服务工作更加规范化。

二.培训对象

在岗的专职和兼职专利信息服务员、审查员,以及其他具备专利信息服务员培养条件的图书馆员。

三.培训方法、培训内容和培训原则

4.专职专利信息服务员和审查员原则上必须参加部级培训机构组织的专利信息服务相关培训,如教育部有关专利信息服务员和审查员的培训。

5.专利信息服务中心每年组织不少于一次和专利信息服务相关的集中性、系统性培训,培训教师可以请其他专利信息服务中心的专家,也可以为本专利信息服务中心有经验的专利信息服务员。

专利信息服务中心每年组织所有专利信息服务员和审查员进行不少于两次的讨论学习,讨论内容主要为专利信息服务工作中积累的经验、技巧,以及所遇到的问题和解决方法等,以此不断提高专利信息服务工作质量。

5.知识产权信息服务中心公章管理制度

为保证北京交通大学专利信息服务中心公章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护北京交通大学专利信息服务中心的声誉,特制订本管理制度。

一、公章的启用

1. 新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查。

2. 公章启用应报馆务会批准,并下发启用通知,注明启用日期及使用范围。

二、公章的保管、交接和停用

(一)公章必须有专人保管

1. 公章由指定负责专利信息服务工作的负责人保管,并将保管公章人员名单报办公室备案。

2. 严禁专利信息服务员与相关工作人员私自将公章带出单位使用。若因工作需要,确需将公章带出使用,需提交申请报告,由部门主任同意,主管领导批准,并报办公室主任确认后方可带出。公章外出期间,借用人只可将公章用于申请事由,并对公章的使用后果承担一切责任。

3. 公章保管人因事离岗时,须由部门主任指定人员暂时代管,以免贻误工作

(二)公章保管必须安全可靠,须妥善保存,公章不可私自委托他人代管。

(三)公章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及时汇报,配合查处。

(四)公章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

(五)有下列情况,公章须停用:

1. 公章使用损坏;

2. 公章遗失或被窃,声明作废。

三、公章使用

1. 凡属北京交通大学专利信息服务中心出具的专利信息服务报告,在专利信息服务员完成报告,经审查员审查并签名后,加盖北京交通大学专利信息服务中心公章;

2. 严禁填盖空白专利信息服务报告。

四、违反以上规定者,北京交通大学图书馆保留追究相关人员法律责任的权利。

五、本制度自2018年4月起实行。

6.知识产权信息服务档案管理规则

知识产权信息服务档案管理是科技管理工作的重要组成部分。为使知识产权信息服务工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目咨询档案的管理,特制定本档案保管规则如下: 

1.知识产权信息服务档案管理的基本内容

知识产权信息服务档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

(1)文书档案包括上级下发给知识产权信息服务机构的各种有关知识产权信息服务的办法、规定、规范、细则等,知识产权信息服务机构制定的各种有关知识产权信息服务的规章制度,知识产权信息服务机构的年检材料和知识产权信息服务工作总结,知识产权信息服务项目登记簿,知识产权信息服务咨询专家数据库和有关业绩材料,以及知识产权信息服务人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

(2)项目档案包括知识产权信息服务合同、知识产权信息服务报告、知识产权信息服务项目的主要科学技术资料、知识产权信息服务咨询专家的书面咨询意见、知识产权信息服务人员的工作记录等。

2.知识产权信息服务档案管理的基本要求

(1)知识产权信息服务档案属机密性档案,须有固定场所和专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。

(2)每一个知识产权信息服务项目的相关材料应当由该项目的知识产权信息服务员负责收集、整理、归档。知识产权信息服务完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员。

(3)知识产权信息服务档案应当立卷保管,文书档案按年度归档,项目档案按项目立卷。专柜存放并进入北京交通大学知识产权信息服务站电子文档存档。

(4)近五年的知识产权信息服务咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经知识产权信息服务工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。

(5)知识产权信息服务人员按档案管理部门要求,及时将知识产权信息服务项目的资料、知识产权信息服务合同、知识产权信息服务报告及其附件、知识产权信息服务咨询专家意见、知识产权信息服务员和审查员的工作记录等存档和计算机进行档案管理,及时将知识产权信息服务报告登陆到国家知识产权信息服务工作数据库。

(6)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

7.知识产权信息服务工作人员职业道德守则

北京交通大学图书馆知识产权信息服务工作人员在工作中须严格遵守以下要求:

1. 在开展知识产权信息服务服务时应当履行合同规定的业务,按时、保质、保量完成。

2. 自觉维护知识产权信息服务项目所有者的权益,未征得委托人同意不得向其他机构和人员泄漏知识产权信息服务项目的内容,不占有、提供、转让他人的科技成果和资料。

3. 不擅自向他人披露知识产权信息服务项目的技术内容和知识产权信息服务结论。

4. 对委托知识产权信息服务的项目所做出的知识产权信息服务结论必须要有文献依据,不能虚构或臆撰。

5. 除规定的知识产权信息服务检索费用以外不得以任何理由和方式收取知识产权信息服务对象提供的额外费用和有价物品。

6. 所有业务收入必须及时交付图书馆指定的帐户,并且开具发票。